テレワークの推進により、以前よりＥメールやオンライン会議を使用する頻度が増えています。
相手とのよい関係を維持するためにも、失礼にならないようにきちんとマナーを守って行いたいものですね。
ここでは、これから社会人となる方向けにEメールやオンライン会議におけるビジネスマナーをご紹介します。
（1）Eメールのビジネスマナー
まずは、Eメールのビジネスマナーについて見ていきましょう。
ビジネスメールの基本的な構成とポイント
宛先
相手のアドレスをしっかりと確認し、間違いのないように注意します。事前に登録し、相手の会社名と名前（◯◯様）と表示するようにして送信しましょう。同じく、差出人の欄には自分の所属と名前が分かるようにしておくことで、迷惑メール対策にもなります。
CC
同じメールを一度に大勢の人に送れる機能です。CCの場合、受取った人は同じメールが誰に送られているか、その相手のアドレスまで公開されるため、CCで情報を共有する先はアドレスが公開されても差し障りのない範囲で行うようにしましょう。
BCC
こちらも、CCと同様に、同じメールを一度に大勢の人に送る場合に便利な機能です。CCとの違いは、受取った人に他の人のアドレスは公開されないため、面識の無い複数人へ一斉送信する場合等に重宝します。しかし、BCCで送信したことを文面で伝えるのがマナーです。
件名
なるべく短い言葉で、このメールが何について書かれているのか記載すると親切です。返信時には「Re:◯◯」となりますが、このまま返信するのではなく書換えた方が丁寧な印象を与えることができます。
添付ファイル
画像や資料等のデータを送る場合は、容量に注意しましょう。あまりにも容量が大きすぎるファイルは、圧縮ソフトやファイル転送サービスを使う方がスムーズです。
本文
ビジネスメールは、特に要点をまとめ読みやすくすることが大事です。まずは始めに相手の社名と名前を入れ、そして簡単な挨拶文を記入します。内容については、スクロールしなくてもよい程度の長さにまとめ、端的に伝えたいことを記載しましょう。適宜改行し、段落で一行空けると読みやすくなります。
署名
自分の所属や名前のことを指します。会社名、部署、名前のあと、会社の住所や電話番号、メールアドレス、ファックス番号等を記載します。
ビジネスメールの例
それでは、先にご紹介したポイントに沿って、ビジネスメールの例を見てみましょう。
【宛先】A株式会社 青木様〈aoki@×××.ne.jp〉
【件名】12月の打合わせについて
【添付】××資料.jpg(○○KB)
【本文】A株式会社
青木◯◯様
お世話になっております。
B株式会社の伊藤です。
12月のお打ち合わせの件、お忙しいところ恐縮ですが、
御社のご都合のよろしい日時をいくつかお知らせいただけないでしょうか。
なお、事前に資料を添付しますので、
恐れ入りますがご参照くださいますようお願い致します。
【署名】B株式会社 営業部
伊藤◯◯
〒100-0000
××県××市××区××
TEL 00-1111-2222 FAX 00-1111-2222
E-mail itou@××.co.jp
http://www.bkabusikigaisya.co.jp/
（2）オンライン会議のビジネスマナー
次に、オンライン会議を行う際に気を付けておきたいビジネスマナーをご紹介します。
事前準備
オンライン会議は、事前の準備が肝心です。事前準備を怠ると、何らかの通信トラブルによって時間通りに始めることができず、先方に迷惑をかけてしまいます。
会議を行う場所は、インターネット環境が整っている場所を選び、あらかじめ接続テストをしておきましょう。カメラやマイクをセットし、正常に動くかも見ておきます。こうすることで、音声が出ない・顔がうつらないなどのトラブルも回避できます。
近年はテレワークによって自宅からオンライン会議に参加される方も多いでしょう。その際には、背景が乱雑になっていないか、見られて困るものが映っていないか、自分の身だしなみは整っているかなどの確認も必要です。いくら自宅で仕事をしているといっても、オンライン会議中は相手に失礼のないように気を配るのがマナーです。
会議中のマナー
オンライン会議といっても、実際に近くで面と向かって話すこととあまり変わらないのでは？と考える方もいるかもしれません。しかし、オンライン会議だからこそ、配慮すべきマナーもあります。
話すときはゆっくり・はっきりと
オンライン会議では、対面の時に比べて言葉や反応が届きにくいことを念頭に置いて話すことが肝心です。マイクの性能やインターネット環境、周囲の環境によって、音が聞き取りにくかったり、遅れて聞こえたりすることがあるからです。相手に自分の言葉が届いているかどうか、常に反応を見ながら会話をしましょう。伝わりにくいと感じた場合は、いつもより少し大きめの声で、ゆっくりと話してみることをおすすめします。
ダラダラと話さない
オンライン会議は、複数人が同時に話すと誰が何を言っているのか、対面よりもさらに分かりにくくなります。そのため、譲り合いながらタイミングを見計らって会話に参加しようと心がけている人も多いでしょう。それも、大事なマナーの1つです。さらに、自分が発言をしたいときは、要点を明確にして話し、「ご不明なことはありませんか？」などきっちりと区切ることも大事です。
相手の言葉は「うなずき」で対応
ほかの誰かが話しているとき、相づちを打ってきちんと理解していることや会話に参加していることを示すことがコミュニケーションをとるうえで大切ですよね。ただ、オンライン会議においては、相づちの声がその都度入ると肝心な会話を聞き逃したり、流れを遮断してしまう可能性もあります。そのため、基本的には「うなずき」で理解を示すとよいでしょう。
インターホンや電話には基本的に出ない
自宅からオンライン会議に参加する場合、宅配便などでインターホンが鳴ったり、携帯電話の着信音が鳴ったりすることもあるでしょう。携帯電話はマナーモードにして、急ぎでない限りは出ないのがマナーです。インターホンについても同様に、急用以外は会議を優先させましょう。どうしても対応しなければならないときは、ひとこと断ってから、ビデオと音声をオフにして席を離れます。
子どもがオンライン会議中に部屋に入ってきたら
自宅でオンライン会議に参加する場合は、子どもが途中で割り込んできたりするケースも想定できますね。基本的には、子どもがカメラに映り込んでも問題なく受け入れられることが多いですが、泣いたり後ろで騒いだりしていると会議の進行に支障をきたします。大人しく抱っこされている場合は別として、子どもがいる家庭では会議中はほかの家族に子守りを頼むか、ひとこと断ってから席をはずすようにしましょう。
（3）まとめ
Eメールやオンライン会議は、多くの社会人が触れる可能性のあるツールです。ふだん、パソコンに向かって仕事をしていない人であっても、油断はできません。直接対面で話すことに比べると、相手の反応が見えにくいオンライン会議やEメール。きちんとマナーを守って相手に失礼のない方法で行うことが大事です。
また、これから社会人となる方は、将来のライフイベントにそなえてお金を管理することも必要になります。何から準備すれば良いか、池田泉州銀行のサイトもチェックしてみてください。
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